جهت ثبت ضمانتنامه شرکت در مناقصه چه مواردی باید صورت پذیرد ؟ تمام ضمانتنامه هایی که در مناقصه ارائه می‌گردند باید در حساب‌های انتظامی به ثبت برسند. به عبارت دیگر زمانی که یک شرکت در مناقصه‌ای حضور پیدا می‌کند و به عنوان برنده اعلام می‌شود، مبلغ ضمانت نامه و مبلغ وثیقه که همان ودیعه در نزد بانک است، باید مشخص شوند تا ثبت ضمانتنامه شرکت در مناقصه صورت بگیرد

مناقصه چیست؟

مناقصه روشی به منظور خرید کالا و یا ارائه خدمات می‌باشد که که تمامی ‌پیشنهادهای رسیده در یک زمان و در حضور پیشنهاد دهندگان مورد بررسی قرار می‌گیرد و سپس نازل‌ترین قیمت پذیرفته می‌شود. مناقصه برای دسترسی به دو مولفه اساسی در خرید کالا و خدمات، اجرا می‌شود. در این پروسه، یک رقابت انجام می‌شود که هدف از آن تامین کیفیت مورد نظر (طبق اسناد مناقصه) است و تعهدات موضوع معامله، به مناقصه‌گری که کم‌ترین قیمت را پیشنهاد نموده، واگذار می‌گردد.

بسیاری مناقصه و مزایده را در یک مفهوم می‌پندارند در حالی که در مزایده جای خریدار و فروشنده با یکدیگر عوض می‌شود. به عبارت دیگر خریدار تقاضای خود را برای کالا یا خدماتی پیشنهاد می‌دهد و سپس فروشندگان قیمت فروش خود را اعلام می‌نمایند. برای بدست آوردن معامله، قیمت محصول مرتبا کاهش می‌یابد تا نهایتا پایین‌ترین قیمت به عنوان برنده مزایده اعلام شود.

 
نحوه شرکت در مناقصه

برای برگزاری مناقصه وجود طرف مناقصه گزار و مناقصه گر (پیشنهاد دهنده) الزامی‌می‌باشد. مناقصه گر شخص حقوقی یا حقیقی است که اسناد مناقصه را دریافت و در مناقصه شرکت می‌نماید و مناقصه گزار نیز پشنهادها را بررسی می‌کند. در ارزیابی مالی به عنوان یکی از مهم‌ترین امور مناسب‌ترین قیمت‌ها را از بین پیشنهادهای که پذیرفته شده‌اند، انتخاب می‌شوند. بررسی شکلی نیز به منظور اطمینان از کامل بودن اسناد مناقصه و امضای آن‌ها و غیر مشروط و خوانا بودن پیشنهاد قیمت صورت می‌گیرد.

تضمین شرکت در مناقصه تنها زمانی قابل پذیرش است که مطابق با مفاد آخرین تصویب نامه هیات وزیران تهیه و هم زمان با سایر اسناد مناقصه تسلیم شده باشد. تمامی‌ مناقصه گران دعوت می‌شود تا نماینده قانونی خود را با معرفی نامه کتبی برای حضور در جلسه بازگشایی پاکت‌های مناقصه در زمان مقرر اعزام نمایند.

 
شرایط مناقصه

        یکی از شرایط تنظیم مناقصه ارائه پیشنهادها می‌باشد که باید در ۳ پاکت مجزا تنظیم و بصورت لاک و مهر ارائه شود.

         درج شماره مناقصه، نام دستگاه مناقصه گزار، نام و آدرس، تلفن مناقصه گر (پیشنهاد دهنده) بر روی پاکت‌ها الزامی‌است.

         شخصی که به عنوان برنده اول مناقصه انتخاب می‌شود، باید تمامی‌تعهدات و قردادهای لازم را با مناقصه‌گر انجام و تعهدات لازم را در این زمینه ارائه دهد. بدین منظور جهت انعقاد قرارداد باید یک فقره ضمانت‌نامه بانکی بابت تضمین انجام تعهدات معادل ۱۰% مبلغ کل قرارداد و در مهلت مقرر به نماینده مناقصه گزار ارائه دهد. در غیر این صورت طبق بند ۳-۱۲ عمل خواهد شد.

        هیچ یک از پیشنهاد دهندگان نمی‌توانند بیش از یک پیشنهاد قیمت داشته باشند. در غیر این صورت مطابق با  بند ۱-۱۲ با آنان رفتار خواهد شد.

        مناقصه‌گر یا پیشنهاد دهنده نباید مشمول قانون منع مداخله در معاملات دولتی باشد.

        ضمانت‌نامه بانکی که توسط برنده مناقصه ارائه می‌شود باید توسط یکی از بانک‌ها مورد قبول مناقصه گزار و بصورت غیر مشروط ـ غیر قابل انتقال ـ قابل تمدید و بنا به نظر نماینده مناقصه گزار صادر و از تاریخ صدور حداقل به مدت یک سال دارای اعتبار باشد.

        اگر تضمین انجام تعهدات ارائه شده توسط برنده مطابق با آخرین مصوبات هیات وزیران و مورد تائید کارفرما نباشد، حکم عدم تحویل تضمین انجام تعهدات خواهد بود که طبق بند ۳-۱۲ عمل می‌شود.

         اعتبار لازم برای اجرای موضوع مناقصه از طریق منابع مالی تامین می‌شود.

        افزایش یا کاهش ۲۵ درصد موضوع قرارداد طبق اعلام نماینده مناقصه گزار و در طول قرارداد امکان پذیر می‌گردد.

 
رسیدگی به شکایات مناقصه

    در صورتی که یکی از مناقصه گران نسبت به عدم اجرای مواردی از قانون برگزاری مناقصات معترض باشد، می‌تواند شکایات خود را بصورت کتبی به بالاترین مقام این شرکت ارسال نماید.
    شرکت مربوطه طی مدت پانزده روز از تاریخ دریافت شکایات، به آن رسیدگی و در صورت تشخیص صحیح اعتراض، مطابق با مقررات اقدام می‌نماید و اگر شرکت اعتراض را صحیح تشخیص ندهد، پاسخ آن را با ادله به شاکی منعکس می‌نماید.
    اگر شاکی نتیجه و جوابیه را نپذیرد، می‌تواند مراتب را به هیات رسیدگی به شکایات ارائه دهد. هیات مزبور نیز ضمن رسیدگی، نتیجه را اعلام می‌نماید.
 
ضمانتنامه شرکت در مناقصه

        شرکت در مناقصه و ارائه پیشنهاد به معنای سند پذیرش محتویات و مفاد کلیه اسناد مناقصه خواهد بود. از این رو  پس از ابلاغ کتبی این شرکت به برنده مناقصه، وی باید حداکثر ظرف مدت ۷ روز کاری تضمینان لازم را جهت انجام تعهدات و امضاء قرارداد ارائه نماید تا پس از مبادله قرارداد، تضمین شرکت در مناقصه برنده اول و دوم آزاد شود. اگر برنده اول از پیشنهاد خود خودداری کند و یا تضمین انجام تعهدات را ارائه نکند، تضمین شرکت در مناقصه وی ضبط می‌گردد.

         برنده مناقصه باید تجهیزات تحویلی را به مدت یک سال ضمانت نماید و در این رابطه ملزم به ارائه یک فقره چک شخص حقیقی یا حقوقی به مبلغ کل قرارداد خواهد بود. ضمن این که تعهد انجام خدمات پس از فروش و پرداخت خسارت‌های احتمالی ناشی از عدم ارائه خدمات پس از فروش به مدت ۱۰ سال را بصورت کتبی ارائه کند.

        برنده مناقصه باید نسبت به ارائه کارت گارانتی تجهیزات برای هر یک از تجهیزات بصورت همراه با تجهیزات اقدام نماید در غیر این صورت مناقصه‌گر از تحویل تجهیزات خودداری می‌نماید.


نحوه ثبت ضمانتنامه شرکت در مناقصه

تمام ضمانتنامه هایی که در مناقصه ارائه می‌گردند باید در حساب‌های انتظامی به ثبت برسند. به عبارت دیگر زمانی که یک شرکت در مناقصه‌ای حضور پیدا می‌کند و به عنوان برنده اعلام می‌شود، مبلغ ضمانت نامه و مبلغ وثیقه که همان ودیعه در نزد بانک است، باید مشخص شوند. برنده مناقصه در هنگام مراجعه به بانک باید موارد زیر را مد نظر داشته باشد :
واریز نقدی

ارائه ضمانت نامه

بانک بابت صدور ضمانت نامه، ۱۰% مبلغ ضمانت نامه را از حساب برنده مناقصه برداشت و باقیمانده برای سند در رهن، حساب پشتیبان و … می‌ماند. ضمن این که هزینه تمبر و کارمزد صدور ضمانت نامه نیز بر عهده مناقصه‌گر می‌باشد. هزینه تمبر غیرقابل برگشت است اما هزینه کارمزد بسته به مدت صدور ضمانت نامه عودت می‌شود و غالبا در صورت استرداد زودتر از موعد ضمانت نامه به بانک، قسمتی از آن مسترد می‌گردد. پس از ثبت ضمانت‌نامه شرکت در مناقصه، مدارک ثبتی باید به شرکت برگزار کننده مناقصه تحویل داده شود.